In Ovatic is het mogelijk om aansluitende financiële exports aan te maken.
Een financiële export bevat alle verkopen die gemaakt zijn voor een Financiële administratie.
De financiële exports uit Ovatic zorgen ervoor automatisch voor dat deze
- Aaneengesloten zijn
> Dus dat er geen "gaten" kunnen vallen in de boekingsbestanden - Geen overlap hebben
> Geen dubbele boekingen in het boekhoudprogramma worden ingeladen
Gegevens die deel uitmaken van een export
Een financiële export over een periode wordt eenmaal aangemaakt.
Dit bestand kan vervolgens worden geëxporteerd naar een CSV bestand.
Zodra een periode is aangemaakt is deze niet meer aan te passen.
Opnieuw uitvoeren
Het is wel mogelijk om een periode meerdere malen te exporteren; de bedragen zullen hetzelfde zijn.
Wat wel kan wijzigen is de codering van de inhoud.
Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld correcties door te voeren bij vergissingen, bijvoorbeeld een verkeerde projectcode werd gekoppeld aan een Productie.
Exportbestand
Een financiële export over een bepaalde periode is een boekingsbestand (CSV) dat er als volgt uit ziet:
Hierin worden de volgende zaken onderscheiden:
Soort Regels
- Betaalwijze
Inkomsten / uitgaven op een betaalwijze (betalingskanaal)
Dit zijn debet (positieve) bedragen voor de inkomsten.
- Giftcard
Dit zijn inkomsten gegenereerd uit verkochte giftcards.
Dit zijn credit (negatieve) bedagen voor verkopen en postieve bedragen voor gebruik van tegoed en storneringen / vervallen tegoeden. Een Giftcard is feitelijk een betalingkanaal waarop op en -afgeboekt wordt. Postieve bedragen bij uitgegeven tegoed en negatieve bedragen bij verzilverd of vervallen tegoed. (nb. De gifcard is een feature in Ovatic die nu niet wordt gebruikt maar wel correct verwerkt moet worden in de koppeling)
- Recette
Dit zijn alle gelden voortvloeiend uit kaartverkoop.
Gesplitst per productie
Dit zijn credit (negatieve) bedagen voor verkopen en postieve bedragen voor storneringen.
- Bespreekkosten + kosten Overig
Deze komen samen op 1 post. Dit zijn de bespreekkosten die berekend worden bij het verkopen van een kaartje. Deze zijn dus herleidbaar tot een productie.
Overige kosten zijn de administratiekosten, betaalkosten, verzendkosten die niet herleidbaar zijn tot een productie
Dit zijn credit (negatieve) bedagen voor verkopen en postieve bedragen voor storneringen.
- Representatiekosten
Alle ‘om niet’ uitgegeven tegoedbonnen en alle vervallen tegoedbonnen komen op deze rekening.
Negatief bedrag bij een weggegeven tegoed en een postief bedrag bij een vervallen tegoed.
- Artikel
Dit zijn alle inkomsten gerelateerd aan artikelverkoop.
Een artikel kan een donatie zijn, maar ook een programmaboek.
Dit zijn credit (negatieve) bedagen voor verkopen en postieve bedragen voor storneringen.
Velden
Datum
Datum van verkoop. Mocht een bestand over meerdere dagen lopen dan worden deze gegroepeerd op datum.
Soort
Dit veld geeft de herkomst van een regel in het exportbestand aan. Bijvoorbeeld betaalwijze, recette etc. Dit is niet van belang voor de import van accountview maar bedoeld ter verduidelijking en controle.
Administratie
Veld wat gebruikt wordt ter indicatie in welke financiële administratie een bepaalde regel thuishoort.
Grootboekrekening
Projectcode
Alleen voor recette
Kostenplaats
BTW
Voor alle credit regels.
Bedrag
Van toepassing op alle regels.
Coderingen
De volgende coderingen en velden zijn voorzien.
Boekhoudcodes
Financiële Administratie
Instellen
Onder Basisgegevens in Ovatic, open de
en voeg hier een administratie toe.
Desgewenst kunnen coderingen worden toegevoegd bij producties, artikelen, etc (zie hierboven).
Bestanden genereren
Nu de instellingen zijn gedaan kunnen bestanden worden gegenereerd.
Dit kan in Ovatic onder het menupunt Financieel > Financiële Exports
Kenmerken:
- De eerste export gaat maximaal 3 maanden terug.
- De opeenvolgende exports zijn steeds vanaf het vorige bestand
Na het aanmaken van een export wordt deze op de achtergond uitgevoerd. Op de detailpagina van de export kan het bestand worden gedownload.
Bestanden kunne opnieuw worden gegenereerd. Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld het gebruik van een verkeerde (of vergeten) codering bij een item, zoals een productie.
Controleren
Op de detailpagina van de exports kan je naar aansluitende rapporten navigeren, om de bedragen te controlen of te bekijken welke transactie in een bepaalde export zit.