Nieuwe users maak je aan in de Ovatic Web App.


Alleen users die ook "administrator" zijn kunnen users aanmaken


Open Links in de toolbar de onderste optie: Organisatie > Medewerker


Is de gebruiker reeds bekend in de desktopversie (TRS)? En wil je deze persoon ook activeren voor de Web App? Dan hoef je deze gebruiker niet opnieuw aan te maken, maar alleen te activeren. In dat geval staat deze user tussen de Medewerkers onder Inactief. Scroll naar beneden voor meer info. 


Nieuwe Medewerkers

Nadat je een nieuwe medewerker in de WebApp hebt aangemaakt, ontvangt deze een e-mail om zich aan te melden. De medewerker kan vervolgens zelf een gewenst wachtwoord instellen. Deze inlog is momenteel alleen nog in gebruik voor de WebApp.


De inloggegevens en rechten toekenning voor de verschillende onderdelen in de TRS-Suite modules regel je nog wel via Security > Gebruikers.


Rollen

Er zijn diverse rollen beschikbaar. Maak eventueel een combinatie aan rollen, door meerdere rollen aan te vinken. 

Op dit moment hebben de volgende rollen de volgende functies: 

  • Manager - heeft toegang tot alle functies
  • Medewerker - heeft geen toegang tot Financiële overzichten en de Zaalmaker
  • Beheerder - heeft toegang tot de Zaalmaker
  • Boekhouder - heeft toegang tot alle rapporten in Report, dus ook de financiële rapporten
  • Programmeur
  • Planner
  • Kassamedewerker
  • Marketingmedewerker
  • Klantrelatiebeheer
  • Technicus


Administrator

Dit is geen rol, maar een eigenschap van de user.  Voor het aanmaken van nieuwe Medewerkers in de WebApp moet je Administrator zijn. 


Ga naar Organisatie > Medewerker en het onderstaande venster opent:


Via de Paarse Plus kun je een nieuwe medewerker toevoegen. 


Vervolgens kun je de gegevens van deze persoon in Security wijzigen: Gebruikersnaam en wachtwoord en de rechten toekennen voor de verschillende modules. Het wachtwoord hoeft niet hetzelfde te zijn als voor de WebApp. 

Als jouw organisatie gebruikt maakt van Plan - Planning is deze persoon na het toevoegen ook te vinden onder Medewerkers.




Bewerken

Via Bewerken kan je de gebruikers gegevens bewerken. Hier kan je rollen toebedelen, een user Deactiveren en een expiratiedatum invullen. Als je geen expiratiedatum invult, heeft de user oneindig toegang. Dit kan je te allen tijde aanpassen. 


Onder de lijst rolt een venster open:

Kies een organisatie waar deze medewerker bij hoort. Dit kunnen er meerdere zijn. Klik op het paarse plusje om deze toe te voegen. En vergeet dit niet op te slaan. 


Actieve en Inactieve gebruikers

Via de paarse envelop kun je een activatie mail versturen. Deze persoon krijgt een e-mail om een wachtwoord aan te maken. Het wachtwoord voor de WebApp mag en kan een ander wachtwoord zijn dan het wachtwoord die je gebruikt voor Suite. 


De Suite- en de Ovatic WebApp user van dezelfde persoon zijn met elkaar gekoppeld, maar de inloggegevens zijn gescheiden.


Als de Persoon nog niet tussen Actieve gebruikers staat, maar wel reeds een user heeft in Security, dan staat deze persoon op de lijst van Inactieve gebruikers. 

Kies Activeren, vul het juiste e-mailadres in en de begunstigde krijgt een e-mail om een user aan te maken. 



User de-activeren of verwijderen

Medewerkers die niet meer actief zijn, of hoeven te zijn voor de WebApp, kun  je laten verlopen. Je kunt ze, als ze actief zijn deleten d.m.v. prullenbak. 

Indien je ervoor kiest om een medewerker te verwijderen, wordt dit op meerdere plekken in het systeem doorgevoerd.

Deze medewerker zal bijvoorbeeld geen gebruiker meer zijn in Security, maar ook geen medewerker meer in Plan. (indien u gebruik maakt van Plan - Planning)



Ben je klaar in dit Medewerkersmenu en wil je terug naar het Hoofdmenu, kies dan het kruisje rechtsboven.


Maken jullie eigenlijk nog geen gebruik van het Dashboard of zijn jullie de URL van jullie Ovatic WebApp kwijt? Neem dan gerust contact op met onze Helpdesk.